Quản lý kho thuốc phòng khám: cách làm gọn, không thất thoát
Bởi Admin
Thuốc là khoản vốn lớn và cũng là nơi dễ thất thoát nhất của phòng khám: thuốc hết hạn không ai nhớ, hết thuốc giữa buổi khám, hay số trên sổ không khớp với số trong tủ. Bài viết này trình bày cách quản lý kho thuốc phòng khám đơn giản mà hiệu quả.
1. Chuẩn hóa danh mục thuốc
Mỗi loại thuốc nên có: tên, hàm lượng, dạng bào chế, đơn vị tính, giá nhập và giá bán. Cùng một hoạt chất nhưng khác hàm lượng (ví dụ paracetamol 500mg và 650mg) phải là hai mục khác nhau. Danh mục sạch ngay từ đầu giúp mọi bước sau, từ kê đơn, kiểm kê đến báo cáo, chính xác hơn.
2. Đặt mức tồn tối thiểu và tối đa
Với mỗi loại thuốc, hãy xác định:
- Tồn tối thiểu: dưới mức này là phải đặt hàng, nếu không sẽ hết thuốc.
- Tồn tối đa: trên mức này là bạn đang chôn vốn và tăng nguy cơ hết hạn.
Cách tính nhanh: lấy lượng dùng trung bình mỗi ngày nhân với số ngày giao hàng, cộng thêm một khoảng dự phòng.
3. Theo dõi hạn dùng
Mỗi tuần, lọc những lô sắp hết hạn trong 60–90 ngày và đẩy lên đầu danh sách xuất. Nguyên tắc hết hạn trước, xuất trước (FEFO) giúp giảm thuốc phải bỏ. Thuốc đã hết hạn cần được tách riêng và xử lý theo quy định hiện hành.
4. Mọi lần nhập xuất đều phải có dấu vết
Thất thoát thường không do một lần mất lớn mà do nhiều lần xuất không ghi. Quy tắc đơn giản: thuốc ra khỏi kho chỉ thông qua đơn kê hoặc phiếu xuất. Khi kê đơn trong lượt khám, phần mềm nên tự trừ tồn, như cách Care làm, để sổ kho luôn khớp với thực tế. Quy trình đầy đủ xem ở quy trình khám bệnh tại phòng khám.
5. Kiểm kê định kỳ
- Kiểm nhanh các thuốc bán chạy mỗi tuần.
- Kiểm toàn bộ mỗi tháng hoặc mỗi quý.
- Ghi lại chênh lệch và nguyên nhân (nhập sai, hao hụt, hết hạn).
6. Gắn kho thuốc với thu chi
Giá nhập cho biết lãi gộp của từng loại thuốc; tiền nhập hàng là một khoản chi. Khi kho và thu chi nằm chung một chỗ, bạn thấy ngay thuốc nào bán tốt, thuốc nào nằm kho. Xem thêm quản lý thu chi phòng khám và báo cáo doanh thu phòng khám.
Dùng phần mềm thay cho sổ tay
Một phần mềm quản lý phòng khám miễn phí tốt sẽ gom danh mục, tồn kho, cảnh báo sắp hết và xuất kho khi kê đơn vào cùng một nơi. Care có sẵn các thứ đó, nằm trong bộ tính năng dành cho phòng khám nhỏ. Bạn có thể tải Care cho Windows, nhập danh mục thuốc bằng tệp CSV và bắt đầu ngay.
