Quản lý thu chi phòng khám: ghi sổ đúng cách để biết lãi lỗ thật
Bởi Admin
Nhiều phòng khám đông bệnh nhân nhưng cuối tháng vẫn không biết mình lãi hay lỗ. Nguyên nhân thường là thu chi không được ghi đầy đủ: tiền khám một sổ, tiền thuốc một sổ, tiền điện nước ghi sau, tiền nhập thuốc trả từ túi riêng. Bài viết này giúp bạn xây dựng thói quen quản lý thu chi phòng khám đơn giản mà đủ dùng.
1. Phân loại khoản thu
Tối thiểu nên tách:
- Tiền khám (công khám, tư vấn).
- Tiền thuốc bán theo đơn.
- Dịch vụ và thủ thuật (tiêm, xét nghiệm, siêu âm...).
Tách như vậy để biết nguồn nào đang tạo ra phần lớn doanh thu, từ đó quyết định đầu tư. Số liệu này cũng là nền cho báo cáo doanh thu phòng khám.
2. Phân loại khoản chi
- Nhập thuốc, vật tư (liên quan kho thuốc).
- Lương, thưởng, phụ cấp.
- Mặt bằng, điện, nước, internet.
- Bảo trì, mua sắm thiết bị (xem quản lý thiết bị y tế).
- Marketing và chi khác.
3. Ghi ngay khi phát sinh
Quy tắc vàng: ghi ngay, đừng để cuối tuần. Thu tiền xong là có phiếu thu gắn với lượt khám; chi tiền xong là có khoản chi kèm lý do. Khi phần mềm tự tạo hóa đơn từ lượt khám (như quy trình khám bệnh trong Care), bạn không phải nhập hai lần.
4. Theo dõi công nợ
Bệnh nhân khám trước, thanh toán sau hoặc trả một phần là chuyện bình thường. Hãy ghi rõ số đã thu và số còn nợ trên từng hóa đơn, để cuối tháng không phải lục lại từng tờ giấy.
5. Đối chiếu cuối ngày
- Cộng tổng thu theo hóa đơn trong ngày.
- So với tiền mặt thực tế và số chuyển khoản.
- Ghi chênh lệch (nếu có) và nguyên nhân.
Việc này chỉ mất vài phút nhưng giúp phát hiện sai sót ngay, khi mọi người còn nhớ.
6. Đọc dòng tiền hằng tháng
Cuối tháng hãy nhìn ba con số: tổng thu, tổng chi và chênh lệch ròng. Tách riêng tiền nhập thuốc để biết lãi gộp từ thuốc; tách riêng chi phí cố định để biết điểm hòa vốn (bao nhiêu lượt khám mỗi ngày thì đủ trang trải).
Gom thu chi vào cùng chỗ với lượt khám
Khi lượt khám, đơn thuốc và thu chi nằm trong cùng một hệ thống, bạn không phải đối chiếu giữa nhiều sổ. Care có sẵn mục thu chi cho phòng khám nhỏ; bạn có thể xem thử bản demo hoặc tải Care miễn phí. Xem thêm tổng quan trong bài phần mềm quản lý phòng khám miễn phí.
